Obowiązkowy KSeF, JPK, listy płac, zgłoszenia ZUS, a do tego magazyn i pilnowanie zapłat. Mała firma obsługuje dziś więcej obowiązków niż kiedyś średnie przedsiębiorstwo. Contivo to system księgowy z wbudowaną sztuczną inteligencją, w którym faktura, przelew, lista płac i dokument magazynowy trafiają do jednej bazy, a większość przepisywania wykonuje automat. Sprawdzamy, co dokładnie potrafi i dla kogo ma sens.

Jeden system zamiast pięciu programów

Typowa firma z Grudziądza ma dziś osobny program do faktur, arkusz do magazynu, aplikację bankową i biuro rachunkowe, do którego każdy dokument trzeba dostarczyć, a księgowa musi go wprowadzić raz jeszcze. Contivo łączy te obszary na jednym zbiorze danych: fakturowanie, księgowość, bank, kadry i płace, magazyn oraz środki trwałe. Faktura wystawiona w systemie w tej samej chwili tworzy rozrachunek z odbiorcą, wchodzi do rejestru VAT i wpływa na wynik firmy. Nie ma kroku „przenieś dane do księgowości”, bo nie ma dokąd ich przenosić.

System prowadzi trzy formy rachunkowości: pełną księgowość online dla spółek, podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ryczałt ewidencjonowany. Formę wybiera się dla konkretnej firmy, a ewidencje i menu dopasowują się same: jednoosobowa działalność nie ogląda dziennika księgowego, a spółka z o.o. dostaje bilans, rachunek zysków i strat oraz CIT.

Ważny szczegół dla przedsiębiorców, którzy nie chcą księgować samodzielnie: firma i jej biuro rachunkowe pracują w Contivo na tych samych danych. Właściciel wystawia faktury i wrzuca dokumenty, księgowa widzi je natychmiast w swoim panelu. Nie ma eksportów, wysyłania plików mailem ani przypomnień o brakujących fakturach przed dziesiątym.

KSeF bez przepisywania

Od 2026 roku faktury ustrukturyzowane przestały być ciekawostką i stały się obowiązkiem. Contivo wystawia i wysyła faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, pobiera z niego faktury zakupowe od kontrahentów i od razu podsuwa je do zaksięgowania. Obsługuje też faktury korygujące w KSeF i wizualizację dokumentu w PDF, którą można wysłać klientowi tak jak dawniej. Producent opisał osobno KSeF dla firm oraz KSeF w biurze rachunkowym, gdzie dochodzi zarządzanie uprawnieniami do faktur wielu klientów naraz.

Sztuczna inteligencja księguje, księgowy zatwierdza

Sercem systemu jest OCR faktur i automatyczna dekretacja. System odczytuje dokument, niezależnie od tego, czy przyszedł z KSeF, ze skanera, z e-maila czy z portalu klienta, rozpoznaje kontrahenta, kwoty i stawki VAT, a następnie proponuje gotowy dekret na konta Wn i Ma. Księgowy zatwierdza jednym kliknięciem albo poprawia, a system zapamiętuje poprawkę dla kolejnych dokumentów tego dostawcy.

Granica jest przy tym jasno postawiona: to użytkownik ustala, ile system księgowy z AI może zrobić samodzielnie, osobno dla każdego kanału dokumentów i każdej firmy. Dokumenty, których automat nie potrafi rozstrzygnąć, trafiają na listę spraw do decyzji razem z powodem zatrzymania. System nie księguje niczego, czego nie umie uzasadnić. Sztuczna inteligencja prowadzi też w tle bieżącą rewizję ksiąg i wskazuje nietypowe zapisy od razu, a nie w grudniu przy zamknięciu roku.

Bank, płatności i waluty

Drugim po fakturach pożeraczem czasu są wyciągi. Contivo wczytuje wyciągi w formacie MT940 i w plikach z bankowości elektronicznej, a moduł automatycznego księgowania wyciągów bankowych dopasowuje przelewy do faktur i rozrachunków bez ręcznego szukania. W drugą stronę działa eksport przelewów do banku: paczka przelewów z faktur zakupu, gotowa do wczytania w bankowości. Moduł kasy i banku obejmuje także kasę gotówkową, kompensaty i rozliczenia zaliczek.

Firmy handlujące z zagranicą docenią faktury walutowe i różnice kursowe: faktura w euro ma kurs NBP i równowartość w złotych, a różnice kursowe liczą się przy zapłacie i księgują same. Nierozliczone należności lądują w module windykacji należności, z którego wysyła się wezwania i monity z pełną historią kontaktu.

Fakturowanie i kontrahenci

Program do fakturowania obsługuje faktury sprzedaży, zaliczkowe, korygujące i proformy, a przy abonamentach i stałych umowach fakturowanie cykliczne wystawia dokumenty samo, co miesiąc. Kartoteka kontrahentów pobiera dane z GUS i KRS, pokazuje historię dokumentów i saldo, a przed przelewem system sprawdza białą listę i VIES, czyli rachunek bankowy i status VAT kontrahenta.

Kadry i płace w tym samym systemie

Contivo nie jest wyłącznie programem księgowym. Moduł kadrowo-płacowy prowadzi listy płac online dla umów o pracę razem ze składkami ZUS i zaliczką PIT, a osobna gałąź liczy umowy zlecenia i o dzieło z uwzględnieniem zbiegu tytułów, dobrowolnego chorobowego i ryczałtu do 200 zł. Do tego ewidencja czasu pracy z nadgodzinami, nieobecnościami i wymiarem urlopu oraz elektroniczne akta osobowe prowadzone w częściach od A do E.

Z list płac system generuje deklaracje PIT-11 i PIT-4R na wzorach Ministerstwa Finansów i wysyła je do e-Deklaracji, a zgłoszenia do ZUS ZUA, ZWUA i ZCNA powstają wprost z kartoteki pracownika. Lista płac po zatwierdzeniu staje się kosztem w księgach bez przepisywania kwot. Firma zmieniająca program może przejąć pracowników i historyczne listy płac z wydruków poprzedniego systemu, żeby narastające podstawy i limity zgadzały się od pierwszej wypłaty.

Magazyn i majątek firmy

Dla sklepów, hurtowni i firm produkcyjnych jest program magazynowy: stany, dokumenty PZ, WZ, MM i RW powiązane z fakturami. Wydanie towaru na fakturze sprzedaży tworzy dokument WZ, a stan magazynu schodzi dopiero po realnym wydaniu. Środki trwałe i amortyzacja mają własną ewidencję z tabelami amortyzacyjnymi i odpisami naliczanymi automatycznie co miesiąc.

Deklaracje, sprawozdania i raporty dla właściciela

Rejestry VAT obejmują sprzedaż, zakup, odwrotne obciążenie i transakcje unijne, a JPK_V7M i V7K generowane są z ksiąg, nie z arkusza, wraz z korektą wysłanego pliku. Zaliczki na CIT i PIT liczone są z ksiąg z rozliczeniem strat z lat ubiegłych. Spółki dostają sprawozdanie finansowe, czyli bilans oraz rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym. Właściciel, który nie czyta kont księgowych, ma raporty zarządcze: wynik, koszty i płynność w czytelnej formie.

Dla biur rachunkowych: wszystkie firmy w jednym panelu

Contivo od początku powstawało jako system dla biura rachunkowego. Wszystkie obsługiwane firmy działają w jednej bazie z jednego logowania, przełączenie klienta to zmiana kontekstu, a nie ponowne logowanie, a uprawnienia nadaje się osobno dla każdej firmy i obszaru. Osoba prowadząca wyłącznie kadry nie ogląda magazynu, a stażysta może wprowadzać dokumenty bez prawa zatwierdzania dekretów.

Klient biura dostaje portal klienta: wrzuca dokumenty, widzi swoje rozliczenia i podatki do zapłaty. Elektroniczny obieg dokumentów prowadzi dokument od wpływu, przez akceptacje, do zaksięgowania. Operacje masowe pozwalają przeksięgować, opisać albo wysłać setki dokumentów jedną akcją, zamknięcie miesiąca ma listę kontrolną i blokadę okresu, a terminarz zobowiązań zbiera podatki, ZUS i deklaracje wszystkich klientów w jednym kalendarzu.

Integracje, podpis elektroniczny i bezpieczeństwo

Poza KSeF i bankami system ma podpis elektroniczny umów w przeglądarce, bez drukarki i skanera, oraz API dla systemów zewnętrznych, którym podłącza się sklep internetowy albo program branżowy. Contivo działa w chmurze: z przeglądarki, bez instalacji i własnego serwera, z aktualizacjami i wsparciem w cenie. Producent opisuje wprost, gdzie leżą dane, kto ma do nich dostęp i jak są kopiowane.

Dla jakich firm

System ma gotowe ścieżki dla branż, w których rozliczenia mają swoje osobliwości: sprzedaży wysyłkowej ze zwrotami i transakcjami unijnymi, firm IT świadczących usługi za granicę, transportu z paliwem i fakturami zagranicznymi, budownictwa z kontraktami długoterminowymi i podwykonawcami, kancelarii rozliczających sprawy klientów oraz najmu nieruchomości.

Zobacz też:

• Księgowość dla e-commerce
• Księgowość dla firm IT
• Księgowość dla transportu
• Księgowość dla firm budowlanych
• Księgowość dla kancelarii
• Księgowość dla najmu i nieruchomości

Ile to kosztuje i jak zacząć

Cennik należy do prostszych na rynku. Biuro rachunkowe płaci 9 zł netto miesięcznie za każdego obsługiwanego klienta, przy opłacie minimalnej 299,99 zł netto, i ma w tej cenie wszystkie moduły: kadry, magazyn i środki trwałe nie są dopłatą. Firmy rozliczające się samodzielnie dostają wycenę indywidualną. W obu przypadkach można zacząć od 30 dni za darmo, bez karty i bez wdrożeniowca, a na życzenie producent pokazuje system na żywo na przykładach z branży klienta. Przejście z innego programu odbywa się partiami, bez przerwy w obsłudze, a dane kadrowe da się przejąć z wydruków.

Demo i rozmowę o wdrożeniu umawia się przez formularz kontaktowy, a pełny opis systemu znajduje się na contivo.pl.

Contivo w skrócie

• Pełna księgowość, KPiR i ryczałt w jednym systemie, dla firmy i jej biura rachunkowego
• KSeF: wystawianie, odbiór, korekty, wizualizacja PDF
• AI: OCR faktur, automatyczna dekretacja, rewizja ksiąg w tle
• Bank: import wyciągów MT940, dopasowanie przelewów, paczki przelewów do banku
• Faktury walutowe, różnice kursowe, windykacja, biała lista i VIES
• Kadry i płace: listy płac, zlecenia i dzieło, czas pracy, e-akta, PIT-11 i PIT-4R, zgłoszenia ZUS
• Magazyn (PZ, WZ, MM, RW) i środki trwałe z amortyzacją
• JPK_V7, zaliczki CIT i PIT, sprawozdanie finansowe, raporty zarządcze
• Dla biur: wiele firm w jednym panelu, portal klienta, obieg dokumentów, operacje masowe, zamknięcie miesiąca
• Podpis elektroniczny umów, API, praca w chmurze
• 9 zł netto za obsługiwaną firmę dla biur, 30 dni za darmo bez karty

Materiał sponsorowany. Partnerem publikacji jest Codentra sp. z o.o., producent systemu Contivo.